吉林醫(yī)藥學院學生處檔案管理規(guī)定：

第一條、檔案保管

1.學生檔案由學生工作部（處）辦公室負責統(tǒng)一保管，各系不能存留學生檔案；學生不得私自保存檔案。

2.學生工作部（處）辦公室在新生入學后四個月內對檔案進行統(tǒng)一編號、造冊。

3.學生檔案的管理、轉遞手續(xù)要如實填寫《吉林醫(yī)藥學院學生檔案交接簿》，做到有據(jù)可查。

第二條、檔案材料管理

1.學生工作部（處）辦公室負責學生檔案材料的裝入、轉遞等具體工作。

2.各單位對學生檔案材料（尤其是評優(yōu)獲獎材料）認真負責，妥善管理，按時裝存，保證檔案材料齊全，不得隨意丟棄。

3.檔案材料的填寫應認真細致，不能出現(xiàn)人為失誤。

4.學生檔案材料的歸檔及時間（見附表）

第三條、學生檔案的借閱

1.本校與學生本人有工作關系的學生工作人員可借閱學生檔案；組織、人事、保衛(wèi)等部門因工作關系可借閱學生檔案，其他部門及個人不得借閱。

2.借閱學生檔案要進行登記，由學生工作部（處）領導批準，但一般借閱不允許將檔案帶離檔案室。

3.學生檔案帶離借閱時應密封，借閱方借閱完畢后必須密封簽章送回。

第四條、畢業(yè)學生檔案管理

1、畢業(yè)生檔案管理工作要求：

（1）、畢業(yè)生檔案管理工作由學生工作部（處）負責組織實施醫(yī)學教育|網(wǎng)搜集整理。

（2）、畢業(yè)生檔案，經(jīng)本人提交申請，經(jīng)批準后方可留存。留存期限及處理以國家相關規(guī)定為準。

（3）、畢業(yè)生離校后將存留檔案學生清單送交學生工作部（處）一份，留檔學生本人不得私自提檔，其檔案應由用人單位人事部門索取或學校送遞。

（4）、留存學生檔案提取時由用人單位人事部門出具調檔證明，并經(jīng)學生工作部（處）核實同意后，方可到學生工作部（處）檔案室具體辦理。

2、畢業(yè)生調檔具體流程：

（1）、畢業(yè)學生在規(guī)定調檔時間前一天必須結束各類離校手續(xù)的辦理，各班級負責人將本單位畢業(yè)學生離校手續(xù)單收齊并按學號排序，以班級為單位，送交學生工作部（處）檔案室。

（2）、學生工作部（處）檔案室老師將離校手續(xù)單與班級檔案交接簿進行核對檢查，并在檔案交接簿離校手續(xù)欄目做相應記錄。

（3）、輔導員統(tǒng)計調檔情況，填寫《吉林醫(yī)藥學院畢業(yè)學生自帶檔案統(tǒng)計表》。表格可在校園網(wǎng)-學生工作部-下載專區(qū)進行下載。

學生檔案是自帶還是需要學校郵寄，學生可自行聯(lián)系其檔案接收單位，如果檔案接收方同意接收學生本人自帶檔案，則依（3）條規(guī)定做檔案自帶信息統(tǒng)計；如果檔案接收方要求學生檔案須由學校通過機要途徑的郵寄時，學生本人持有效證件（包括有效調檔證明、身份證）到檔案室辦理郵寄手續(xù)。

檔案通過學校郵寄的學生不做為自帶檔案統(tǒng)計對象。

（4）、調檔當日，由畢業(yè)班輔導員老師攜帶本單位《畢業(yè)學生檔案自帶統(tǒng)計表》、自帶檔案學生的調檔證明（調檔函、派遣證等有效證明原件）至檔案室集體調取學生檔案，并在調取完畢后由輔導員親自發(fā)至學生手中。

在調檔當日，檔案室不接收任何原因的個人調檔。

（5）、有效調檔證明原件須按照自帶檔案統(tǒng)計表的順序排好，以便檔案室工作人員查看核對，節(jié)省調檔時間。

（6）、檔案室工作人員核對無誤后，調取檔案，輔導員確認核對調取檔案人名、份數(shù)后，簽本單位檔案交接簿出庫聯(lián)及明細表后調檔完畢醫(yī)學教育|網(wǎng)搜集整理。

（7）、畢業(yè)離校后的學生檔案調取須攜帶有效調檔證明原件及復印件、調取人身份證原件及復印件（非本人調取時必須有檔案本人親自書寫的委托他人代調的委托書一份），并經(jīng)過學生工作部（處）同意后方可到檔案室調取。